Como realizar o controle de visitantes e garantir a segurança no condomínio?

Já deu bom dia ao seu porteiro hoje? Se você sai de casa todos os dias, a resposta para essa pergunta provavelmente é sim. A portaria de condomínio é um ponto estratégico por onde todos passam. Por isso, é muito importante entender como deixar esse espaço de convívio ainda melhor para todos.

Imagine a rotina de uma portaria de prédio. Pessoas passam, encomendas e correspondências chegam, visitantes querem acesso a um determinado apartamento, carros entram e saem das garagens. Parece bem agitado, não é mesmo? Por isso, organização é parte fundamental tanto para os porteiros que ocupam esse posto todos os dias, quanto para moradores e síndico.

Pensando na melhor harmonia do seu condomínio, separamos algumas dicas e pontos que são importantes para que você fique atento.

Portaria de condomínio: segurança em primeiro lugar

É cada vez mais necessário aprimorar e incluir ferramentas que ajudem na segurança, para que haja proteção e o condomínio corra menos risco de assaltos, roubos ou pessoas não autorizadas circulando. Dessa forma, a portaria de condomínio deve contar com um porteiro preparado e que siga uma conduta alerta e preventiva quanto às pessoas que entram e saem do local, pois sua posição é muito visada e importante para manter-se a segurança do condomínio.

A segurança do condomínio pode ser garantida se trabalhados os pontos críticos, que são as entradas e saídas na portaria de condomínio, por isso, o controle de visitas deve ser sempre rigoroso. Principalmente em condomínios de grande porte, há um alto número de pessoas circulando e, além dos moradores, há sempre a presença de visitantes, pessoas que prestam serviços, entregas e semelhantes.

Assim, deve ser defendido um processo para o monitoramento de pessoas externas que chegam a portaria de condomínio, o ideal é que cada pessoa externa passe por alguns passos antes de serem autorizadas

Passo a passo para o controle de visitantes com segurança:

Identificação: via comunicação eletrônica com o porteiro, sem entrar na portaria de condomínio, deve ser anunciado o nome, objetivo de sua entrada, o apartamento que será visitado e, ainda melhor, a pessoa com quem tem contato.

Confirmação: O porteiro deve interfonar para o apartamento em questão, perguntar se está esperando alguém, e que um indivíduo (citar informações passadas) está solicitando entrada na portaria do condomínio. Caso o condomínio utilize um sistema online de controle de visitantes, é possível confirmar a autorização do visitante no prédio diretamente pelo aplicativo.

Entrada/Negação: Após confirmação (e somente após essa) deve ser permitida a entrada pela portaria de condomínio. Em caso contrário, a entrada não é permitida, e não se deve abrir exceções, o porteiro pode recomendar que o indivíduo entre em contato por seus meios com o morador que permitiria sua entrada.

Registro: Para melhor controle de informações, recomenda-se que se registre as informações principais das pessoas externas que entram no condomínio (nome, apartamento visitado, entrada e saída). Nesse caso, possuir um sistema que registre entradas e saídas pode facilitar o controle de visitantes. Se seu condomínio não possui um, disponibilizamos um modelo de Controle de Visitantes para download gratuito que pode ser utilizado em computador ou impresso na portaria de condomínio de registro de entradas.

Assim, se pode ter conhecimento de quais pessoas externas entraram no condomínio em dado momento.

Vantagens de controlar a portaria do condomínio

Sendo a portaria de condomínio um ponto crucial para o bom funcionamento do conjunto de moradia, é preciso que algumas medidas sejam tomadas para melhor organização. É importante que você tenha em mente que um sistema ou ferramenta pode ser usado para facilitar o dia a dia nesses casos. A escolha do tipo de organização vai depender das possibilidades do seu condomínio.

Existem aplicativos para condomínio que podem gerenciar o sistema de portaria,  permitindo que porteiro registre toda a entrada e saída que acontece no prédio. Além disso, os moradores podem pré-autorizar os visitantes que serão permitidos diretamente de seus smartphones ou computadores, facilitando assim a comunicação com a portaria. Em outros casos, é possível usar uma planilha de controle de visitantes, como a que indicamos acima.

Vamos citar aqui algumas vantagens que você terá se sua portaria estiver organizada.

Segurança: falamos antes, porém é importante reforçar. A portaria é o local por onde muitas pessoas circulam diariamente. Se não existir uma organização e um treinamento dos funcionários para utilizar uma ferramenta, é possível que ocorram enganos ou mesmo pessoas indesejadas circularem pelo condomínio.

Melhor controle da entrada e saída: quando existe um sistema de organização como a tabela de controle de visitantes, por exemplo, é mais fácil ter o controle de quem entra e sai do condomínio. Por questões de segurança e também para evitar qualquer mal entendido. Uma encomenda foi entregue, por exemplo, mas o morador ainda não recebeu. Com a portaria organizada é possível verificar se o pacote foi recebido.

Praticidade: imagine que um morador vai dar uma festa. Com um sistema pré-estabelecido, todos os convidados já podem estar registrados e com a entrada devidamente autorizada, evitando que cada convidado fique aguardando autorização para entrar. Com o TownSq é possível fazer esse controle, além de controlar as demais entradas e saídas.

Fique atento aos cuidados que se deve ter no controle de visitantes:

1. Se não houver ninguém no apartamento, ou caso não haja certeza sobre a espera de alguém externo, NUNCA se deve permitir a entrada.

2. Entregas devem ser RETIRADAS pelo próprio morador, SEM permitir a entrada do entregador, o porteiro pode pegar a encomenda pelas grades do portão.

3. Caso o visitante usufrua de uma vaga na garagem, cedida por um dos apartamentos, SEMPRE deve-se registrar no Controle de Visitantes a placa do carro e o apartamento responsável por aquele visitante.

4. Sempre que uma pessoa desconhecida chegar, o porteiro deve pedir a identificação. Caso a pessoa diga que é moradora/proprietária, mas o porteiro não conheça, o mesmo deve checar a informação antes de liberar a entrada.

Fonte: Townsq