Afinal, o que é o eSocial?

A proposta do Governo brasileiro, por meio do eSocial, é unificar a prestação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregados, padronizando a transmissão, validação, armazenamento e distribuição aos órgãos e entidades, assim como melhorar o controle do recolhimento dos tributos.

A partir der 1º de julho de 2018, o novo sistema também te

m como objetivo viabilizar e garantir os direitos previdenciários e trabalhistas, simplificar o cumprimento das obrigações e aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e dos empregados.

O eSocial reunirá todas as declarações, resumos para recolhimento de tributos da relação trabalhista e previdenciária, e demais informações relevantes sobre o contrato de trabalho. A centralização trará ganhos tanto para quem envia — por meio da redução da burocracia envolvida — quanto para o Fisco. Para o Governo, a entrega única facilitará sobremaneira a busca e crítica de irregularidades, tais como prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes.

Um registro completo do funcionário

O que constará no eSocial?

Todas as informações, desde o momento da contratação até a rescisão contratual do empregado, serão reportadas ao Governo via o sistema eSocial. Entre as informações que deverão ser enviadas estão incluídas as referentes ao registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, horas extras, pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, os afastamentos do trabalho, os acidentes sofridos, os recolhimentos de contribuições previdenciárias, os depósitos de FGTS, as retenções, os exames médicos etc.

Será exercido também maior controle sobre a saúde e segurança do trabalhador, bem como os afastamentos e doenças laborais, que deverão ser declarados quase de maneira instantânea quando a empresa tomar conhecimento de tal fato.

Além disso, o eSocial também incluirá a transmissão das informações referentes a trabalhadores sem vínculos empregatícios, tais como, estagiários, autônomos e diretores estatutários.

Com o eSocial, todo e qualquer tipo de serviço contratado entre pessoa jurídica e física será formalizado pelo sistema, o que inclui das grandes organizações ao empregador doméstico.

Eventos da vida profissional

Benefício para o Empregado

O eSocial é uma nova forma de registro dos eventos trabalhistas. Todos os eventos da vida profissional de um cidadão devem ser registrados. Por meio do eSocial, esses eventos serão guardados de uma forma mais segura pelo Estado, assegurando seus efeitos jurídicos.

Por este processo, a empresa realizará o saneamento de dados por meio de um sistema específico, e será verificado se existe alguma inconsistência na documentação do empregado (CPF, PIS, nome, data de nascimento). Por exemplo: se a pessoa casou e alterou o nome e, não informou ao RH da empresa, este será um motivo de inconsistência de dados.

Para os empregados ativos, caso haja alguma inconsistência nos dados, a empresa deverá verificar o procedimento para a regularização, de modo a que a transmissão dos dados não gere inconsistências.

Por isso, a partir do momento em que o eSocial estiver vigente, no processo de admissão do empregado será verificado se a documentação está regular, pois somente desta forma a contratação poderá ser efetivada e reportada corretamente para o eSocial.

A importância de ter sua documentação em dia

Saneamento de dados:

Desde já, é importante que as empresas realizem um trabalho de saneamento dos cadastros de seus trabalhadores, ou seja, uma retificação das informações que constam nos arquivos da empresa.

Caso um trabalhador tenha informado o PIS, o CPF e seus dados cadastrais de forma incorreta, no momento em que estes dados forem enviados via eSocial, os mesmos serão criticados e gerarão erros, impedindo o envio destas informações e, consequentemente, trazendo riscos trabalhistas e legais ao empregador. Sendo assim, torna-se crucial que as empresas realizem o saneamento dos seus cadastros e os mantenha permanentemente atualizados e corretos.

O que muda?

Admissão de Empregados

Foi criada pelo Governo a pré-admissão, onde o empregador deverá enviar o nome, o CPF e a data de admissão com até 30 dias de antecedência e 48 horas antes da data de admissão.

Para concluir o processo de contratação de novos empregados, será necessário que a área de recrutamento e seleção envie a documentação do candidato e o seu atestado de saúde ocupacional – ASO, classificado como apto, e seus dados trabalhistas para o ambiente do eSocial até o
início do envio da folha de pagamento.

Folha de Pagamento

O fechamento de apuração obrigatoriamente será de 01 a 30 de cada mês. O envio das informações da folha de pagamento deverá ser feito até o sétimo dia do mês subsequente.

Alterações Salariais

Para alterações salariais, as informações deverão ser feitas antes do início do novo salário. É importante ficar atento aos exames de troca de função no caso de ser obrigado a fazer novo ASO. Não serão efetuados pagamentos retroativos aos empregados em nenhuma circunstância, evitando, assim, a formação de passivo trabalhista.

Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT

Em caso de Acidentes de Trabalho, as informações do empregado deverão ser transmitidas pelo eSocial, no dia da ocorrência, de modo a poder cumprir a obrigação legal de 24 horas para a sua comunicação.

Afastamento de Empregados

Os afastamentos por motivo de doença devem ser reportados, inclusive aqueles inferiores a 15 dias. Portanto, é importante informar imediatamente à área de RH quaisquer casos de afastamento da sua área. Atestado de até dois dias de afastamento terá seu envio opcional, mas caso seja usado para afastamento ao INSS, terá que fazer o envio.

Horas Extras

Descumprimento do limite mensal – Entende-se que o total de horas extras mensais enviadas no eSocial pode ocasionar fiscalização pelo descumprimento do limite de 2 horas extras diárias, devendo ser monitorado o respeito a este limite.

Prestadores de Serviço

Será necessário o cadastro no eSocial para trabalhadores sem vínculo empregatício, como é o caso dos autônomos. As informações deverão ser enviadas ao setor responsável no ato da emissão do Recibo de Pagamento de Autônomo – RPA, com antecedência de 24 horas.

Dados necessários:

• Nº de identidade
• Data de nascimento
• Nº do CPF
• Nº do PIS
• Tipo de prestação de serviço
• Quantidade de dias trabalhados
• Endereço

Desligamentos

Para desligamentos, o envio das informações (documentação devidamente assinada pela empresa e pelo empregado e ASO como apto) deverá ser realizado em até 10 dias da ocorrência. Já nos casos de aviso prévio trabalhado e término de contrato por prazo determinado, as informações devem ser enviadas no dia seguinte à data de desligamento.

Cargos e Atividade Desempenhada

Os dados dos empregados que trabalham na empresa deverão ser complementados. A partir da implantação do eSocial, o cargo, a função e as atividades desempenhadas deverão ser descritas.

Programação de Férias

De acordo com a legislação em vigor, no caso de férias, tanto individuais quanto coletivas, o envio de informações deverá ser feito com 30 dias de antecedência ao período de gozo de férias. No entanto, sugere-se que os profissionais antecipem a informação sobre a programação de férias com até 45 dias, de modo a possibilitar à área de RH prestar as informações necessárias aos órgãos competentes.

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